お問い合わせフォームから営業メールが止まらない方へ【既存フォームでできる迷惑メール対策】

こんにちは、F-standardの吉田です。

Webサイトのお問い合わせフォームを設置していると、毎日のように営業メールが届くことはありませんか？

「ホームページを改善しませんか？」
「SEO対策をしませんか？」
「広告運用を代行します」
「人材紹介のご案内です」

もちろん、中には必要な情報もあるかもしれません。
弊社もホームページ制作会社として、必要に応じてメールでご提案をお送りすることがあります。そのため、営業メールそのものをすべて否定したいわけではありません。

ただ、多くの場合は自社に関係のない営業メールだったり、同じような内容が何度も届いたり…、確認するだけでも手間になってしまいます。

特に困るのは、不要な営業メールに埋もれて、本当に大切なお客様からのお問い合わせを見落としてしまうことです。

お問い合わせフォームは、本来であればお客様からの相談や資料請求、採用応募などを受け付ける大切な窓口です。
その窓口に不要な営業メールが大量に届いてしまうと、メール確認の負担が増えるだけでなく、重要な連絡への対応が遅れてしまう可能性もあります。

そこで今回は、既存のお問い合わせフォームに追加できる、迷惑な営業メールを減らすための対策についてご紹介します！

毎日届く営業メール、放置していませんか？

お問い合わせフォームから届く不要な営業メールは、1件だけならそこまで大きな問題に感じないかもしれません。
しかし、毎日のように届くようになると、少しずつ負担になっていきます。

たとえば、こんなお悩みはありませんか？

このような状態が続くと、メールボックスの中が不要な営業メールで埋まり、確認作業そのものがストレスになってしまいます。
さらに、フォーム通知への意識が下がり、本当に対応すべき問い合わせへの反応が遅れてしまうこともあります。

今回の対策は「不要な営業メール」を減らすためのものです

迷惑メール対策というと、フィッシング詐欺やウイルス付きメールを想像される方も多いかもしれません。
もちろん、そういった危険なメールへの対策も重要です。

ただ、今回ご紹介する対策は、少し方向性が異なります。
対象にしているのは、主にお問い合わせフォームから送られてくる不要な営業メールです。

たとえば、以下のような内容です。

こうしたメールは、必ずしも危険なスパムメールとは限りません！
ただし、受け取る側にとって不要な内容であれば、残念ながら業務の妨げになることがあります。

そのため、危険なメールを見つけるというよりも、
「不要な営業メールをできるだけ減らし、大切な問い合わせを見落としにくくする」ことを目的としています。

既存のお問い合わせフォームに対策を追加できます

F-standardでは、現在使用しているお問い合わせフォームに対して、迷惑な営業メールを減らすための対策実装に対応しています。

フォームをすべて作り直すのではなく、既存フォームに判定処理を追加する形で対応できる場合があります。
そのため、フォームのデザインや入力項目はできるだけそのままにしながら、営業メール対策だけを追加したい場合にも導入しやすい方法です。

Webサイト全体をリニューアルするほどではないけれど、毎日届く営業メールは減らしたい。

そのような場合に、現在のフォームの仕様を確認したうえで、無理のない対策方法を検討します。

お問い合わせフォームの送信内容を確認し、不要な営業メールと判断されやすい内容を判定することで、メールの受信数を減らしたり、管理しやすくしたりします。

どんな仕組みで営業メールを判定するの？

営業メールの内容には、いくつか共通する特徴があります。

今回の対策では、1つの条件だけで判断するのではなく、複数の判定を組み合わせて、不要な営業メールをできるだけ高い精度で判定できるようにします。

① NGワードによる判定

まずは、営業メールでよく使われる言葉をチェックします。

たとえば、

といった言葉です。

もちろん、これらの言葉が入っているだけで、必ず不要な営業メールと決めつけるわけではありません。
業種やサイトの内容によっては、必要な問い合わせに含まれる可能性もあります。

そのため、サイトごとに内容を確認しながら、判定に使うキーワードを調整していきます。

② 本文の内容による判定

営業メールには、文章の構成にも特徴があります。

たとえば、

☑ 突然のご連絡失礼いたします
☑ 貴社のホームページを拝見しました
☑ 集客でお困りではありませんか
☑ 一度オンラインでお打ち合わせできませんか
☑ ご担当者様におつなぎいただけますでしょうか

このような表現は、営業メールでよく使われます。
もちろん、これも単体で判断するのではなく、本文全体の内容や他の判定条件と組み合わせて確認します。

大切なのは、お客様からの通常のお問い合わせまで間違って除外しないことです。

そのため、単純に「この言葉があるからブロックする」というよりも、複数の要素を見ながら判断する形にしています。

③ URLの有無や内容をチェック

営業メールには、自社サービスの紹介ページや予約ページなどのURLが含まれていることがあります。

お問い合わせ内容にURLが入っていること自体は珍しくありませんが、営業目的のメールでは、特定のパターンでURLが記載されているケースもあります。

そこで、本文中にURLが含まれているか、どのような形で記載されているかも判定材料にします。

不要な営業メールでは、サービス紹介ページや日程調整ツールへのリンクが入っていることも多いため、こうした要素も確認します。

④ メールアドレスや送信内容のパターンを確認

同じような営業メールが、別の名前や別の会社名で何度も送られてくることもあります。
そのため、メールアドレスや送信内容のパターンを確認することも有効です。

たとえば、

・同じドメインから何度も届いている
・本文の構成がほぼ同じ
・会社名や担当者名だけを変えて送られている
・特定のメールサービスから大量に送られている

といった場合、営業メールとして判定しやすくなります。
こうした特徴を組み合わせることで、不要なメールの削減につなげていきます。

大切なのは「必要な問い合わせを止めない」こと

迷惑な営業メールを減らすうえで、特に注意しなければならないのが、必要な問い合わせまで止めてしまわないことです。

たとえば、お客様からの相談内容にたまたま判定キーワードが含まれている場合もあります。

☑ 採用に関する問い合わせ
☑ 取材や協業の相談
☑ 既存のお客様からの連絡
☑ サービスについての具体的な質問

こうした大切な問い合わせまで届かなくなってしまうと、本末転倒です。

そのため、対策を実装する際は、サイトの目的や問い合わせ内容に合わせて、判定条件を調整することが重要です。

F-standardでは、フォームの内容や過去に届いている営業メールの傾向を確認しながら、必要な問い合わせをできるだけ止めない形で対策を検討します。

お問い合わせフォームの営業メール対策は、F-standardにお任せください

毎日のように届く不要な営業メールにお困りの場合は、是非F-standardにご相談ください！
既存のお問い合わせフォームの仕組みを確認したうえで、NGワード判定や本文内容のチェック、URLや特定パターンの確認などを組み合わせ、営業メールを減らすための対策を追加します。

繰り返しになりますが、今回のようなお問い合わせフォーム対策では、単にメールを止めればよいというものではありません。一番大切なのは、不要な営業メールを減らしながら、本当に必要な問い合わせはきちんと受け取れる状態にすることです。

業種によっては、営業メールに多い言葉と、通常のお問い合わせで使われる言葉が重なることもあります。

特に「採用」「広告」「制作」「相談」といった言葉は、営業メールにも使われますが、通常のお問い合わせにも含まれる可能性があります。

そのため、最初から強すぎる判定を入れるのではなく、サイトの内容や運用状況に合わせて、現実的に使いやすい形で調整することを大切にしております。

まとめ

お問い合わせフォームは、お客様や取引先、求職者などからの大切な連絡を受け取るための窓口です。
だからこそ、不要な営業メールで埋もれてしまう状態は、できるだけ改善しておきたいところです。

・毎日のように営業メールが届いて困っている
・大切な問い合わせを見落としそうで不安
・未読メールがどんどん溜まってしまう
・今のホームページやフォームをそのまま使いながら対策したい

すべてのメールを完全に防ぐことは難しいですが、日々の確認作業を減らし、本当に大切な問い合わせに気づきやすくすることは可能です。

お問い合わせフォームから届く営業メールにお困りの方は、現在のフォームを活かした対策として、ぜひ一度ご相談ください。

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