お問い合わせフォームでGmail宛の自動返信メールが届かない場合の解決策

コーポレートサイトを運用していると、ほとんどの場合お問い合わせフォームがついているかと思います。
最近、「Gmail宛のメールが届かないんだけど・・・」という相談を受けることがあります。

今回の事例は、お問い合わせフォームに問い合わせたお客様への返信メールや「お問い合わせありがとうございます」の自動返信メールなどがお客様に届いていないっていう事になります。
つまり

• お客様から会社へのメール → 届く
• 会社からお客様へのメール → 届かない

って事になります。

この場合、何が厄介かって会社側が発見に気づきにくいって事ですね。
「届いてません」ってエラーメールとかが来る場合もありますが、大抵英語でアラートメッセージがきているので、スパムメールと勘違いしてスルーしてしまう場合もあります。
知らない間に販路を広げるためのホームページが機会損失の原因になってしまったり、下手すれば「メールの返信をしてくれない」ってマイナス評価になる可能性もありますので、少しでも疑問に感じた場合は、すぐに対処する必要があります。

Gmailの迷惑メールのレベルチェックが厳しくなったのが原因？

Gmailでは、最近増加傾向にある「なりすましメール」などの迷惑メールへのセキュリティレベルを強化しているため、御社のメールアドレスが迷惑メール扱いとなり、受信を拒否されている可能性があります。

Gmailなどのメールサービスは、迷惑メールフィルタを個別に設定できますが、デフォルトでもかなり強化された状態みたいなので、

「info@oooo.net（独自ドメイン）」などの御社のメールアドレスが、Gmail側で「知らないドメインからの受信だな、ブロックしておこう」となる事があります。

SPFレコード設定をして、安全なメールだとアピール

SPF（Sender Policy Framework）とは、送信元のドメインが詐称されていないか送信者ドメインの正当性を検証する仕組みになります。
つまり、この「ドメインは安心ですよ」って認証したうえでのメール送信する方法になります。
Gmailでは、この設定は必須になっているので、こちらの設定をしないとGmailには届きません。

こちらの設定は基本的にレンタルサーバーの場合は、管理画面より設定できます。
最近のレンタルサーバーでは、自動でこちらの設定がされていますが、レンタルサーバーによっては、SPF設定を手動で設定しないといけない、申請しないといけない場合がありますので、レンタルサーバーの環境をお確かめください。

上記で紹介したSPF設定はサーバーで設定しているドメインでの限定になります。
ネット契約した時のフリーのメールアドレスなどは対象外になります。

• 【対象内】「aaaa.com」でお問い合わせフォームのメール設定も「info@aaaa.com」
• 【対象外】「aaaa.com」でお問い合わせフォームのメール設定は「info@free.com.net」などのアドレス

なので、会社のホームページに設定しているドメインと同じメールアドレスの運用のほうがお作法的にもいいかと思われます。

そもそも、どのメールアドレスでお客様とやり取りしているか知らないって方は、一度設定を確認したほうがいいかもしれませんね。

転送メールを介すると、ブロック判定される可能性もあります

例えば、「aaaa.com」というサーバー内のお問い合わせフォームで「bbb.com」というメールから送信される設定にしている場合、転送メールを介しているので、出処がよくわからず同じようにブロック対象になる可能性もあります。
その場合は、サーバーに設定しているドメインで「info@aaaa.com」などのメールアドレスを取得して、メールのやり取りをする必要があります。

まとめ

お客様にメールが届かないというのは、完全なビジネスの機会損失になります。
「メールの返事がないんだけど」と、苦情の電話を入れてくれるなら逆にラッキーで「返事ないから別の会社に問い合わせよう」とか「無視されたからネットの悪口書き込んだろ」とかマイナスな事が起こりうる事になります。
弊社では、ホームページに関するちょっとした疑問なども受け付けております。
ちょっとでも疑問に思った事は遠慮なくお問い合わせください。